Wat is een belgroep?
Als je meerdere bestemmingen (VoIP-telefoons, de app, Webphone en/of mobiele telefoons) tegelijkertijd wilt laten rinkelen, is de belgroepfunctie jouw oplossing. Deze handleiding legt uit hoe je een belgroep aanmaakt in Beheer en deze integreert in je belplan om de functie te activeren.
Beheer: Een belgroep aanmaken
- Ga naar Belgroepen.
- Klik op Toevoegen.
Je kan nu beginnen met het aanpassen van de belgroepmodule volgens jouw voorkeuren. Lees hieronder verder om te ontdekken welke opties je hebt.
- Intern nummer (toestel)
- Omschrijving
- Rinkelmethode
- Doorschakelen negeren
Het intern nummer laat je snel verbinding maken met de volledige belgroep, waardoor je snelle en effectieve klantenondersteuning verzekert door gemakkelijk een beschikbaar teamlid te bereiken.
Voeg een omschrijving toe aan de belgroep om gemakkelijk te herkennen welke collega's in elke groep zitten.
Er zijn twee opties voor het afhandelen van inkomende oproepen:
De slimme volgorde van rinkelen zorgt ervoor dat de inkomende oproep de collega bereikt die het beste geschikt is om de beller te helpen. In belgroepen die deze methode gebruiken, zijn gesprekken meestal korter en met minder doorverbindingen.
Bij deze methode wordt iedereen in de belgroep tegelijkertijd gewaarschuwd. De eerste persoon die opneemt, spreekt met de klant.
We raden aan om deze optie te gebruiken om doorschakelen op VoIP-telefoons te voorkomen. Dit zorgt ervoor dat elk geselecteerd lid van de belgroep altijd beschikbaar blijft om oproepen te ontvangen, waardoor gesprekken naar de juiste teamleden worden geleid zonder elders doorgeschakeld te worden.
Type gespreksbevestiging
Deze functie zorgt ervoor dat klanten niet in de voicemail van jouw mobiele provider terechtkomen. Er zijn drie opties beschikbaar:
- Gespreksbevestiging is uitgeschakeld.
- Er is een mogelijkheid dat de klant in jouw voicemail terechtkomt.
- Wanneer je een oproep naar een extern nummer ontvangt, hoor je eerst een bericht dat zegt: "Druk op 1 om dit gesprek te accepteren."
- Dit zorgt ervoor dat het gesprek niet wordt beantwoord door de voicemail van jouw mobiele provider.
- We raden aan om dit in te schakelen wanneer je mobiele of vaste nummers in een belgroep hebt.
- Vergelijkbaar met de standaardoptie, maar je kan je eigen melding opnemen of een andere taal kiezen.
- Nadat je het gesprek opneemt, luister je naar je eigen toegevoegde melding en druk je op 1. Hierna krijg je de beller aan de lijn. Dit is handig als je meerdere bedrijfsnamen hebt, zodat je weet welk bedrijf werd gebeld.
- Berichtinstellingen: kies je taal
- Druk op één om dit gesprek te beantwoorden: hier kan je de standaardboodschap "Druk op één om dit gesprek te beantwoorden" vervangen door een aangepast bericht.
- Niet langer beschikbaar: hier kan je de standaardboodschap "Niet langer beschikbaar" vervangen door een aangepast bericht
- **Bestemmingen **In het gedeelte Bestemmingen kan je precies aangeven wat je wilt opnemen in de belgroep. Om elke bestemmingsoptie beter te begrijpen, lees je hieronder de gedetailleerde beschrijvingen.
- Een VoIP-account in het belplan stuurt gesprekken altijd naar een specifiek apparaat, of dit nu een bureautelefoon, de Webphone, een andere softphone of een app is.
- Als je wilt voorkomen dat het apparaat rinkelt zonder het belplan aan te passen, kan je de bureautelefoon, app of Webphone op Niet storen zetten.
- Ook bekend als SIP-trunks of trunk-accounts, VoIP-trunks worden geconfigureerd in een VoIP-PBX en zorgen voor registratie op Voys-servers.
- Deze optie wordt gebruikt wanneer je jouw eigen VoIP-telefoonsysteem hebt.
- De functie Vast/Mobiel laat je toe om een eindpunt toe te voegen zodat je zakelijke telefoonnummer kan worden doorgeschakeld.
- Zoals de naam al aangeeft, kan je oproepen doorschakelen naar zowel vaste (vaste lijn) als mobiele nummers.
- Een gebruikersaccount toevoegen aan het belplan betekent dat een specifieke persoon wordt gebeld.
- De gebruiker kan zijn of haar eigen eindpunt kiezen, zoals het apparaat waarop hij of zij op dat moment gesprekken wil ontvangen.
- Elke gebruiker kan tot drie VoIP-accounts gebruiken, waardoor hij of zij kan schakelen tussen een bureautelefoon, Webphone of app.
- Daarnaast kunnen gebruikers hun eigen mobiel telefoonnummer of een ander vast of mobiel nummer toevoegen voor het doorschakelen van gesprekken.
- Als ze niet bereikbaar willen zijn, kunnen gebruikers hun eindpunt instellen op Offline, Niet storen of alleen beschikbaar voor collega's.
Klik op Opslaan. Je hebt nu een belgroep aangemaakt.
Belplan: Een belgroep toevoegen
- Klik op Belplannen.
- Selecteer het telefoonnummer waar je de belgroep wilt toevoegen.
- Klik op Belplan wijzigen.
- Klik op Stap toevoegen waar je wilt dat de belgroep rinkelt.
- Zoek in het eerste dropdown-menu naar Belgroep.
- Kies in het tweede dropdown-menu de belgroep die je wilt toevoegen.
- Beltijd verwijst naar het aantal seconden dat de bestemmingen in de belgroep rinkelen voordat de klant naar de volgende stap in het belplan wordt doorgestuurd.
- Klik op Bevestigen.
- Klik op Wijzigingen opslaan.
- Klik op Opslaan.
De belgroep is nu actief in het belplan en dus live.
Filter: in welke groep zit je?
Je kunt ook de filterzoekfunctie in de belgroepmodule gebruiken om te zoeken in welke belgroep(en) jij, of je collega, zit.
Vul het bestemmingstype in: Gebruikers, VoIP-accounts of Vast/Mobiel doorschakelingen, selecteer de bestemming die je wilt controleren, en klik op zoeken.
Zie je geen resultaten? Dit zou kunnen omdat je naar je VoIP-account hebt gezocht terwijl je gebruiker in de belgroep is geselecteerd—of natuurlijk andersom!
Veelgestelde vragen
Om verwarring te voorkomen, zou je een intern nummer voor een belgroep kunnen kiezen dat begint met een ander cijfer dan je VoIP- en gebruikersaccounts. Op deze manier is elk type nummer gemakkelijk te onderscheiden.
De "Druk op 1 om te accepteren"-melding voorkomt dat gesprekken naar de voicemail van je mobiele provider gaan, tenzij je dit uitschakelt. Om deze melding te vermijden, zou je de beltijd van de belgroep korter kunnen instellen dan de activeringstijd van je mobiele voicemail, zodat ons platform het gesprek kan ophalen voordat de voicemail activeert.
Om ervoor te zorgen dat slechts één toestel tegelijk rinkelt, zou je een wachtrij met de Round Robin-instelling aan je belplan kunnen toevoegen. Deze configuratie zorgt ervoor dat toestellen één voor één rinkelen.
Gerelateerde pagina's
