Wat is een belgroep?
Als je meerdere bestemmingen (VoIP-telefoons, de app, Webphone en/of mobiele telefoons) tegelijkertijd wilt laten rinkelen, dan is de belgroep-functie de oplossing. Deze handleiding legt uit hoe je een belgroep aanmaakt in Beheer en integreert in je belplan om de functie te activeren.
Beheer: Een belgroep aanmaken
- Ga naar Belgroepen.
- Klik op Toevoegen.
Je kunt nu beginnen met het aanpassen van de belgroep-module volgens jouw voorkeuren. Lees hieronder verder om te ontdekken welke opties er zijn.
- Intern nummer (toestel)
- Beschrijving
- Belmethode
- Doorschakelen negeren
Het interne nummer stelt je in staat om snel verbinding te maken met de volledige belgroep, waardoor je snelle en effectieve klantenondersteuning garandeert door eenvoudig een beschikbaar teamlid te bereiken.
Voeg een beschrijving toe aan de belgroep om gemakkelijk te kunnen identificeren welke collega's in elke groep zijn opgenomen.
Er zijn twee opties voor het afhandelen van inkomende oproepen:
De slimme volgorde van rinkelen zorgt ervoor dat de inkomende oproep de collega bereikt die het beste in staat is om de beller te helpen. In belgroepen die deze methode gebruiken, zijn gesprekken over het algemeen korter met minder doorschakelingen.
Bij deze methode wordt iedereen in de belgroep tegelijkertijd gewaarschuwd. Degene die als eerste opneemt, spreekt met de klant.
We raden aan om deze optie te gebruiken om doorschakelen op VoIP-telefoons te voorkomen. Dit zorgt ervoor dat elk geselecteerd lid van de belgroep beschikbaar blijft om oproepen te ontvangen, en gesprekken worden doorgestuurd naar de juiste teamleden zonder elders te worden doorgeschakeld.
Type oproepbevestiging
Deze functie zorgt ervoor dat klanten niet in de voicemail van je mobiele provider terechtkomen. Er zijn drie opties beschikbaar:
- Oproepbevestiging is uitgeschakeld.
- Er is een kans dat de klant in jouw voicemail terechtkomt.
- Wanneer je een oproep ontvangt op een extern nummer, hoor je eerst een melding die zegt: "Druk op 1 om dit gesprek te accepteren."
- Dit zorgt ervoor dat het gesprek niet wordt beantwoord door de voicemail van je mobiele provider.
- We raden aan om dit in te schakelen wanneer je mobiele of vaste nummers in een belgroep hebt.
- Vergelijkbaar met de standaardoptie, maar je kunt je eigen melding opnemen of een andere taal kiezen.
- Nadat je de oproep hebt opgenomen, luister je naar je eigen toegevoegde melding en druk je op 1. Daarna krijg je de beller aan de lijn. Dit is handig als je meerdere bedrijfsnamen hebt, zodat je weet welk bedrijf werd gebeld.
- Meldingsinstellingen: kies je taal
- Druk op één om dit gesprek te beantwoorden: hier kun je de standaardmelding "Druk op één om dit gesprek te beantwoorden" vervangen door een aangepaste melding.
- Niet langer beschikbaar: hier kun je de standaardmelding "Niet langer beschikbaar" vervangen door een aangepaste melding
- Bestemmingen In het gedeelte Bestemmingen kun je precies aangeven wat je wilt aanspreken binnen de belgroep. Om elke bestemmingsoptie beter te begrijpen, lees je hieronder de gedetailleerde beschrijvingen.
- Een VoIP-account in het belplan stuurt oproepen altijd door naar een specifiek apparaat, of het nu gaat om een bureautelefoon, de Webphone, een andere softphone of een app.
- Als je wilt voorkomen dat het apparaat rinkelt zonder het belplan aan te passen, kun je de bureautelefoon, app of Webphone op Niet storen (DND) zetten.
- Ook wel bekend als SIP-trunks of trunk-accounts, VoIP-trunks worden geconfigureerd in een VoIP-PBX en zorgen voor registratie op Voys-servers.
- Deze optie wordt gebruikt wanneer je je eigen VoIP-telefoonsysteem hebt.
- De functie Vast/Mobiel stelt je in staat om een eindpunt toe te voegen zodat je zakelijke telefoonnummer kan worden doorgeschakeld.
- Zoals de naam al aangeeft, kun je oproepen doorschakelen naar zowel vaste (vast) als mobiele nummers.
- Het toevoegen van een gebruikersaccount aan het belplan betekent dat een specifieke persoon wordt gebeld.
- De gebruiker kan zijn of haar eigen eindpunt kiezen, zoals het apparaat waarop hij of zij op dat moment oproepen wil ontvangen.
- Elke gebruiker kan tot drie VoIP-accounts gebruiken, waardoor ze kunnen schakelen tussen een bureautelefoon, Webphone of app.
- Daarnaast kunnen gebruikers hun eigen mobiel telefoonnummer of een ander vast of mobiel nummer toevoegen voor doorschakelen.
- Als ze niet bereikbaar willen zijn, kunnen gebruikers hun eindpunt instellen op Offline, Niet storen of alleen beschikbaar voor collega's.
Klik op Opslaan. Je hebt nu een belgroep aangemaakt.
Belplan: Een belgroep toevoegen
- Klik op Belplannen.
- Selecteer het telefoonnummer waar je de belgroep wilt toevoegen.
- Klik op Belplan wijzigen.
- Klik op Stap toevoegen waar je wilt dat de belgroep gaat rinkelen.
- Zoek in het eerste dropdownmenu naar Belgroep.
- Kies in het tweede dropdownmenu de belgroep die je wilt toevoegen.
- Beltijd verwijst naar het aantal seconden dat de bestemmingen in de belgroep zullen rinkelen voordat de klant naar de volgende stap in het belplan wordt doorgestuurd.
- Klik op Bevestigen.
- Klik op Wijzigingen opslaan.
- Klik op Opslaan.
De belgroep is nu actief in het belplan en daarmee live.
Filter: in welke groep zit je?
Je kunt ook de filterzoekfunctie in de belgroepmodule gebruiken om te zoeken in welke belgroep(en) jij, of je collega, zit.
Vul het bestemmingstype in: Gebruikers, VoIP-accounts of Vast/Mobiel doorschakelingen, selecteer de bestemming die je wilt controleren en klik op zoeken.
Zie je geen resultaten? Dit zou kunnen komen doordat je naar je VoIP-account hebt gezocht terwijl je gebruiker is geselecteerd in de belgroep—of andersom natuurlijk!
Veelgestelde vragen
Om verwarring te voorkomen, zou je kunnen kiezen voor een intern nummer voor een belgroep dat begint met een ander cijfer dan je VoIP- en gebruikersaccounts. Op deze manier is elk type nummer gemakkelijk te onderscheiden.
De melding "Druk op 1 om te accepteren" voorkomt dat gesprekken naar de voicemail van je mobiele provider gaan, tenzij je dit uitschakelt. Om deze melding te vermijden, zou je de beltijd van de belgroep korter kunnen instellen dan de activeringstijd van je mobiele voicemail, zodat ons platform het gesprek kan ophalen voordat de voicemail actief wordt.
Om ervoor te zorgen dat er maar één toestel tegelijk rinkelt, zou je een wachtrij met de Round Robin-instelling aan je belplan kunnen toevoegen. Deze configuratie zal de toestellen cyclisch doorlopen en ze één voor één laten rinkelen.
