Slack voor gemiste gesprekken

Slack voor gemiste gesprekken met Zapier

Zou je graag een notificatie in Slack willen ontvangen wanneer iemand een gesprek mist? Met de gespreksnotificaties functie en een beetje hulp van Zapier of een ander automatiseringsplatform kun je dit in enkele minuten instellen. Het systeem verstuurt een webhook wanneer een gesprek niet wordt opgenomen, en Zapier zet dit om naar een bericht in je Slack-kanaal of DM.

Hieronder vind je stapsgewijze instructies om je VoIP-omgeving te verbinden met Slack via een aangepaste webhook.

Zapier

Ga naar Zapier en kies Create a new Zap
Klik op Webhooks onder Built in tools

Kies vervolgens Catch hook en klik op Continue

Klik in het scherm Set up trigger op Continue

Kopieer de URL

Portal

Klik in de telefoniebeheeromgeving op Gespreksnotificaties onder Integratie en klik vervolgens op toevoegen
Voer een omschrijving in, bijvoorbeeld 'Slack-integratie'
Kies bij service voor Custom
Voer onder het veld Webhook URL de URL in die je hebt gekopieerd uit Zapier. Bewaar vervolgens de gespreksnotificatie.

Bel nu naar één van je telefoonnummers. De gespreksnotificaties werken voor de volledige klantomgeving en niet per telefoonnummer.

Zapier

Zodra je een gesprek hebt gevoerd, klik je op Test trigger in Zapier.

Zapier zal nu aangeven dat er een verzoek is gevonden.

Kies in stap 2 een filter onder Built in tools

Selecteer in de volgende stap only continue if en klik op de knop Save + Continue

Deze stap verschilt voor iedereen. In de stap Filter Setup and Testing geef je aan welke telefoonnummers je wilt filteren. Het is ook mogelijk om dit in te stellen voor het hele bedrijf. We leggen deze situatie hieronder uit.

Wanneer een gesprek niet wordt opgenomen, kunnen er twee redenen worden verzonden via de gespreksnotificatie. Deze zijn:

busy: De lijn is bezet
no-answer: Er was geen antwoord

We vullen dit nu in en testen vervolgens dit filter.

Kies in het eerste veld Reason en in het tweede veld (Text) Contains en typ in het derde veld no-answer

Klik vervolgens op + Or

Kies in de volgende 2 velden dezelfde opties, maar voer nu busy in het derde veld in

en klik op Continue

Nadat het filter is ingesteld, moet er een extra stap worden toegevoegd en een 'action app' geselecteerd. Hier kies je voor Slack.

Vervolgens kun je kiezen uit verschillende opties, maar de meest gebruikte zijn:

Het versturen van een Send Direct message
Het versturen van een Send Channel message

Kies de optie die het beste past bij de organisatie.

Zodra je hier een keuze hebt gemaakt, kan het nog nodig zijn om Slack te koppelen met Zapier:

Selecteer de Zapier->Slack-verbinding
Geef in de volgende stap aan naar welke Slack-gebruikersnaam of Slack-kanaal het bericht moet worden verzonden

Voer in het veld Message text in: Gemist gesprek van.
Om het telefoonnummer van het gemiste gesprek te tonen, typ je 'Caller number' bij Insert Data die zichtbaar wordt wanneer het veld Message text wordt geactiveerd.
Selecteer Caller Number