n8n: gespreksopnames, transcripties en samenvattingen bijhouden

• Voys Intelligence en gespreksopname beide ingeschakeld.
• Een werkende instantie van n8n.
• Technische kennis
• Begrijpen hoe de gespreksnotificaties werken
• deze ingeschakeld hebben in freedom
• Basiskennis van API's, meer specifiek onze get call transcription API en de api's van je gekozen systemen!

In deze node (webhook) gaan we luisteren naar gespreksnotificaties door de data van freedom naar onze N8N-instantie te sturen. Hiervoor moet je de link van N8N toevoegen aan de gespreksnotificaties in Freedom. Op deze manier worden alle gespreksnotificaties voor alle nummers en alle gesprekken (uitgaand + inkomend) naar N8N gestuurd.

‣

N8N: kopieer de webhook-url hier

‣

Freedom: plak de webhook-url hier

De automatisering downloadt de opname rechtstreeks van de Voys API, en daarvoor is een token nodig.

• Open de workflow in n8n
• Klik op de Download recording node
• Authenticatie: Generic credential type
• Generic auth type: Bearer auth
• Bearer auth: create new
• Geef het een naam, en kopieer je token uit je persoonlijke instellingen in freedom naar het Bearer token veld

Open de workflow in n8n en je ziet vijf grijze vakken. Hier zijn alle nodes in volgorde.

1 Route per event

• Listen to call notifications — de webhook. Vangt elk gespreksgebeurtenis op die Voys stuurt: rinkelen, ophangen, opname, transcriptie, samenvatting.
• Switch — leest status en kiest een straat. ringing en in-progress stoppen hier met opzet.

2 Opname → Slack

• Download recording — haalt het WAV-bestand op uit de Voys API. Probeert een paar keer opnieuw, omdat een opname niet altijd direct klaar is wanneer een gesprek eindigt.
• Upload recording to Slack — zet dat audiobestand rechtstreeks in het kanaal.

3 Transcriptie → Claude

• Send to Claude — geeft de transcriptietekst door aan Claude en vraagt om de datums, namen, nummers en actiepunten.

4 Onthoud wie er belde

• Extract customer number — zoekt uit welke kant van het gesprek de klant is: het nummer dat we belden bij uitgaand, het nummer dat ons belde bij inkomend.
• Store call number — slaat dat nummer op tegen de call_id, zodat de andere straten het later kunnen vinden.

5 Post & log naar HubSpot

• Build event — het ontmoetingspunt. Alle drie de straten komen hier aan, en het schrijft één Slack-bericht en één notitie, ongeacht welke gebeurtenis het activeerde.
• optional: post call id and notify call recording is ready — post dat bericht naar Slack.
• Look up call number — neemt de call_id en vindt het telefoonnummer dat stap 4 heeft opgeslagen.
• Find HubSpot contact — zoekt in HubSpot naar een contact met dat nummer.
• Get contact's company — volgt dat contact naar het bedrijf waartoe ze behoren.
• Create HubSpot note — schrijft de notitie op de tijdlijn van dat bedrijf.