Belplanextensies: back-up van belplan of belplan overzichtelijker maken

• Log in op Freedom
• Klik op Belplannen
• Klik op Belplanextensies
• Klik op Toevoegen
• Selecteer een Intern nummer
• Voer een Omschrijving in
• Bij Kopieer belplan van selecteer je niets als je met een leeg belplan wilt beginnen, of selecteer een bestaand belplan of belplanextensie om met een kopie te starten.
• Klik op Opslaan of Opslaan en ga naar belplan

Als je regelmatig dezelfde wijzigingen in je belplannen moet aanbrengen, kun je er ook voor kiezen om meerdere versies van je belplan op te slaan als belplanextensie. Op deze manier kun je met slechts een paar klikken een ander belplan voor je telefoonnummer activeren. Je kunt er zelfs voor kiezen om belplanextensies te wisselen in een deel van je belplan. Hieronder zie je 2 voorbeelden.

1. Schakelen tussen belplanextensies (Volledig belplan)

In het onderstaande voorbeeld hebben we vooraf 2 belplanextensies aangemaakt. 801 voor normale situaties. Deze belplanextensie bevat de stappen die je zou verwachten in een belplan. In 802 hebben we een vergelijkbaar belplan opgenomen, maar met alternatieve stappen voor een hoog belvolume of wanneer er minder collega's beschikbaar zijn. Je kunt hier een extra bericht opnemen waarin je aangeeft dat het momenteel erg druk is. Na het opslaan van deze stap en dit belplan, worden de stappen van de belplanextensie gevolgd.

2. Schakelen tussen belplanextensies (Deel van het belplan)

In dit voorbeeld wordt er buiten de normale openingsuren gebruik gemaakt van een wachtdienst. Omdat deze dienst regelmatig wijzigt, hebben we een belplanextensie toegevoegd aan de sectie 'Buiten openingsuren'. Dit is een belplan met stappen om 'Willem' te bereiken. Wanneer deze dienst wijzigt naar 'Kees', selecteren we de belplanextensie met de stappen om 'Kees' te bereiken.

Met een belplanextensie kun je met slechts een paar klikken een kopie maken van een bestaand belplan. Je kunt deze kopie bewaren als back-up voor het geval er een probleem optreedt in je actieve belplan. Je kunt ook een belplan aanmaken op basis van een belplanextensie. Zo herstel je bijvoorbeeld een back-up.

Maak een kopie van je belplan of belplanextensie

• Log in op Freedom
• Klik op Belplannen
• Klik op Belplanextensies
• Klik op Toevoegen
• Selecteer een Intern nummer
• Voer een Omschrijving in
• Selecteer het belplan of de belplanextensie waarvan je de inhoud wilt kopiëren.
• Klik op Opslaan

Kopieer de inhoud van je belplanextensie naar een belplan

• Log in op Freedom
• Klik op Belplannen
• Klik op Toevoegen
• Selecteer een beschikbaar Telefoonnummer
• Voer een Omschrijving in
• Selecteer het belplan of de belplanextensie waarvan je de inhoud wilt kopiëren.
• Klik op Opslaan

Stel dat je een afdeling hebt die bereikbaar moet zijn via verschillende telefoonnummers (en dus belplannen). Je maakt een belplanextensie aan voor deze afdeling. Vervolgens plaats je deze in de benodigde belplannen. Als je iets wilt wijzigen voor alleen deze afdeling, pas je de belplanextensie aan. In alle belplannen waar deze belplanextensie is opgenomen, wordt de wijziging direct toegepast. Dit zorgt voor uniformiteit, bespaart je veel aanpassingen en creëert een overzichtelijk belplan.

Een keuzemenu met 1 belplanextensie per keuze